广州工商学院学生学籍学历电子注册实施细则

（广工商院发〔2022〕181号）

第一章 总则

第一条 根据《广州工商学院学生学籍管理办法》的有关规定，结合学校实际情况，特制订本细则。

第二条 学籍学历电子注册是是运用现代信息技术对学生学籍学历信息进行在线审核、电子标注、数据备案和网上查询的管理方式，电子注册系统包括新生学籍注册、在校生学年注册、毕业生学历注册（以下简称为“三大注册”）等内容。

第三条 学生在校期间必须进行学籍电子注册、学年电子注册和学历电子注册。新生在规定时间内，须进行新生学籍电子注册；之后每学年第一学期，须进行学年电子注册；通过学籍、学年电子注册的毕业生，还必须进行学历证书电子注册，才能办理毕业证书。

第四条 建立和完善两个三级责任制：一是学生本人签字确认自己信息的准确性、班主任（辅导员）签字确认学生身份的真实性、学院负责人签字盖章确认本次注册工作准确性和完整性的三级负责制；二是分管校领导、各学院领导、教务处学籍主管人员三级签字负责制。

第五条 学籍、学年、学历“三大注册”工作要做到思想到位、管理到位、技术到位；信息标准统一、信息代码统一、注册内容统一、注册时间统一。学校学生学籍学历电子注册工作由教务处负责，学生处、招生办、财务处等部门积极配合做好有关工作，各学院负责具体督促落实。各相关部门必须切实负起责任，协调配合，确保学籍学历电子注册顺利实施。

第二章 新生学籍电子注册

第六条 根据教育部制定的普通高等学校新生学籍电子注册制度，凡经省级招生部门办理录取手续的新生，报到入学后，学校各学院按国家招生规定和《普通高等学校学生管理规定》对其进行入学资格复查。复查包括在中国高等教育学生信息网上核对以下录取信息内容：

（一）考生号、姓名、性别、民族、出生日期、身份证号码、入学年月；

（二）录取院校、专业、层次、录取类型；

（三）电子图像。

复查合格取得学籍的，依据本办法及时进行学籍电子注册。

第七条 新生学籍电子注册工作程序及要求：

（一）9月中旬，教务处从中国高等教育学生信息网上的“学籍学历信息管理平台”下载新生录取信息，印制录取信息核对表，并将录取信息核对表分发至各学院，由学院分发至各新生班级。

（二）9月下旬，各学院组织学生核对录取信息，核对无误的，学生在录取信息核对表上签名确认；录取信息有误或没有录取信息的，在核对表上注明。在规定时间内由各学院将已核查签名后的核对表交至教务处。

（三）各学院在完成新生资格复查和核对信息后，教务处根据经学生签名的核对表、录取信息和体检结果进行新生资格复查，并在10月30日前将新生学籍电子注册数据上传至中国高等教育学生信息网上的“学籍学历信息管理平台”，完成新生学籍电子注册工作。

第八条 新生电子注册，原则上不得进行信息变更。经核对录取信息有误或网上没有录取信息的学生，在高考报名信息采集时发生错误的，由学生向生源地省级招生部门申请，经学校确认变更后上报。教务处根据复核结果，按教育部和省教育厅有关规定及时修正或补充录取信息。

第九条 11月上旬，学生可在中国高等教育学生信息网（http://www.xjxj.chsi.com.cn）中查询个人学籍注册信息。网上公布的主要信息内容为：学校名称、姓名、性别、专业、层次、入学日期、电子图像等。学生须按要求完成在“学生信息网”上注册、查询及核对学籍信息的工作。

第三章 在校生学年电子注册

第十条 学年电子注册是对在校学生新学年的学籍信息进行重新标注及学习资格的认定。学生学年电子注册信息的完整性，是毕业生学业证书即时电子注册的必备条件。没有进行学年注册的学生，将不再视为在校生，也无法纳入在校生管理以及后续的学历电子注册工作。

第十一条 在校生学年电子注册工作于每学年第一学期开学两周后进行，9月30日前完成。

第十二条 学年电子注册包含以下内容：

（一）学籍状态：注册学籍、暂缓注册、保留学籍、休学

1.凡具有学校学籍的在校学生，每年按时报到并缴清相关费用者，以班级为单位提交学生证至各学院辅导员处进行注册。

2.凡具有学校学籍的在校学生，每年按时报到但尚有费用未缴清者，暂缓注册。各学院与财务处核实后于10月1日前将暂缓注册学生的名单统计后报教务处，教务处对暂缓注册学生在“学生信息平台”上进行标记。

3.凡具有学校学籍的在校学生，因参军入伍并按学校规定办理了有关手续者，保留学籍。

4.凡在校学生申请休学，按学校规定办理完休学手续后，作休学处理。

（二）学籍变动：转学、转专业、复学等。凡进行学籍变动者必须按规定办理相关手续才予以认可，并在学年注册中进行相应电子注册。

（三）学籍注销：退学、取消学籍、开除学籍、死亡等

（四）学籍记载：奖励级别及名称；处分种类及原因；肄业证书、学习证明等

第四章 毕业生学历电子注册

第十三条 每年的5月份为学历电子注册审核时间。学历电子注册是对学校颁发的学业证书进行电子注册的一项工作。学业证书分毕业证书、结业证书、肄业证书三种。

第十四条 毕业生学历电子注册时间为每年6月，毕业生学历电子注册以中国高等教育学生信息网“学籍学历信息管理平台”上的学籍注册数据为基准形成当年毕业生名单，按电子注册名单发放毕业证书。

第十五条 学年电子注册标注为“注册学籍”的学生给予学历电子注册。标注为“暂缓注册”“保留学籍”“休学”而未恢复为“注册学籍”的学生不予学历电子注册，学校不颁发学业证书。

第十六条 学生毕业前务必登录中国高等教育学生信息网（http://www.chsi.com.cn）学历电子注册图像校对系统，查询、校对个人学籍信息和图片信息，将信息有误的选项在网上更正，并将查询信息打印后交所在学院，各学院汇总后报教务处，教务处凭该信息打印件向各学院发放学历证书。

第五章 学籍学历信息修改

第十七条 学校受理学生学籍基本信息更正和更改申请的时间仅限于每年的5月份和11月份。在上述期限内未提交变更申请和相关证明材料的，按招生录取数据进行学籍管理、发放学历证书和学位证书。

第十八条 学生学籍基本信息更正

学生学籍信息更正是指学生在普通高考、普通专升本考试报名时未经仔细校对而签名确认的错误信息，包括姓名误用形近字、繁体字、同音字，出生日期错误，身份证号中数字错序、丢失，性别与身份证及本人真实性别不匹配、出生日期不符等，由学生本人向学校招生部门申请并提供证明材料，经招生部门确认属实后，向生源所在地省级招生部门提出申请更正。

第十九条 学生学籍基本信息更改

学生基本信息更改是指本校学生在校期间，因个人原因向公安部门申请变更个人的身份信息后，与学生学籍信息不符的，由学生本人向学校申请并提供证明材料，所在学院初审、教务处复核后，提交教育部学籍学历信息管理平台变更。

第二十条 更改项目及所须证明材料

（一）姓名和性别：变更申请表，本人新身份证，户口簿首页、户主页、本人页等原件及复印件。

（二）出生日期：变更申请表，本人新身份证，户口簿首页、户主页、本人页，医学出生证明等原件及复印件。

（三）民族：变更申请表，本人新身份证，户口簿首页、户主页、本人页，所在地区民族和宗教主管机关的有效证明等原件及复印件。

（四）身份证号码重号错号：变更申请表，本人新身份证，户口簿首页、户主页、本人页，公民身份号码更正证明等原件及复印件。

（五）移居港澳：变更申请表，本人户籍注销证明，本人原有身份证，本人现有港澳身份证，移居港澳单程证等原件及复印件。

第二十一条 信息更改程序

（一）学生向所在学院提交学籍信息修改申请和有关证明材料，同时对所提供材料的真实性、合法性做出声明和承诺。有以下情况不予受理：

1.申请材料不齐的；

2.使用虚假户籍信息报名参加考试录取的；

3.学生要求修改、变更的信息或证明材料涉嫌弄虚作假的；

4.学生更改的学籍信息正式备案后，学校不予受理学生再次更改学籍信息的申请。

（二）所在学院初审后，报教务处审查。教务处审查学生信息修改申请和证明材料准确无误后，报分管教学副校长审批。提交教育部学籍学历信息管理平台变更。

（三）需要报省教育行政部门审核的信息修改事项，教务处审查无误后报校长办公会审议。会议审定通过的申请，由学校教务处在学籍学历信息管理平台予以申报，同时由学校报省教育行政部门审核。会议审核不通过的申请，学校不予申报，材料退回学生。

第二十二条 学历注册并提供网上查询后，学校不得变更证书内容及注册信息，不再受理学生信息修改事宜。注册信息确有错误的，须经省级教育行政部门审核确认后方可修改。

第六章 附则

第二十三条 本细则自2022年9月9日起施行。原《广州工商学院学生学籍学历电子注册管理办法（暂行》（广工商院发〔2017〕96号）、《广州工商学院学生学籍信息变更实施办法（暂行》（广工商院发〔2017〕100号）同时废止。

第二十四条 本细则由教务处负责解释。