为明确广东省广州工商学院教育发展基金会（以下简称“基金会”）捐赠工作关系，理顺工作脉络，方便学校各单位筹集、联络捐赠，根据《广东省广州工商学院教育发展基金会章程》、《广东省广州工商学院教育发展基金会接受社会捐赠管理办法》、《广东省广州工商学院捐赠项目管理办法》和《广东省广州工商学院教育发展基金会财务管理办法》等有关规定，编写本工作指南。
依照《广东省广州工商学院教育发展基金会接受捐赠管理办法》规定，“学校下属各单位和个人在争取和募集社会捐赠过程中，应提前与校基金会取得联系，严格按照上述捐赠流程办理，不得私自签署协议。学校所有捐赠一律进入基金会账户，统一管理，学校各单位负责项目管理”。学校各单位募集和接受捐赠，需按以下工作指南办理：
一、接受货币类捐赠工作流程：
（一）确定捐赠意向，与基金会进行信息沟通，填写登记表格。
社会各界、广大校友如有捐赠意向，或经由学校各单位的募集和联络，受募集的一方有捐赠意向时，联络方应先与基金会办公室取得联系，填写《广东省广州工商学院接受社会捐赠登记表》（现金），基金会办公室与捐赠者就捐赠对象、捐赠内容、捐赠用途、是否设立新的捐赠项目、捐赠协议文本等信息进行沟通协商。
（二）起草捐赠协议并报基金会理事会审核，签署协议或由捐赠方发出捐赠函。
确定捐赠意向，完成相关信息沟通后，各单位应根据捐赠金额起草捐赠协议或联系捐赠方发出捐赠函。凡捐赠金额在人民币5万元以上的，起草捐赠协议；捐赠金额在5万元以下，可由捐赠方发出捐赠函。
捐赠协议和捐赠函应写明捐赠者、捐赠内容、捐赠对象、捐赠用途、是否设立项目及捐赠方对资金或实物的使用要求等内容，捐赠协议的受赠方为广东省广州工商学院教育发展基金会，受益单位为具体接受捐赠的单位。基金会将经捐赠方、受赠方和受益单位协商一致后的捐赠协议，报学校基金会理事会审核，审核通过后方可签署。捐赠函经三方协商一致后，由捐赠方签署并发出，无需审核。
捐赠协议由捐赠方、受赠方和受益单位签署，加盖印章后生效，协议一式三份，捐赠方、基金会和受益单位各存一份；捐赠函由捐赠人签字或由捐赠单位加盖印章，原件交基金会存底。
（三）制定管理办法或使用实施细则。
捐赠协议签订后，受益单位应根据协议内容，及时制定捐赠资金的管理办法或实施细则，规范捐赠资金的管理和使用，保证捐赠的使用符合捐赠方的意愿和协议约定。
（四）设立捐赠项目。
基金会项目分为限定性捐赠资助项目（定向）和非限定性捐赠资助项目（非定向）。捐赠协议中规定了受益方，或要求设立专门项目的捐赠，受益单位可向基金会申请限定性捐赠项目立项。新接收的捐赠，在捐赠方指定受益单位的情况下，一般按限定性资助项目立项，流程如下：
1、填写《广东省广州工商学院接受社会捐赠立项申请表》。
2、提供捐赠协议（捐赠函）原件、捐赠资金管理办法或实施细则、财务预算表。
3、根据《广东省广州工商学院教育发展基金会章程》规定，基金会的重大捐赠活动（单笔款项50万元以上）需提前15个工作日报登记管理机关备案。
以上材料均报送基金会办公室，在提交材料（重大捐赠还需上报备案）、捐赠资金到位后即可办理立项。
如捐赠方未指定受益单位，捐赠资金一律作为非限定性捐赠进入基金会账户，统一安排。非限定性的捐赠受益对象符合《广州工商学院教育发展基金会章程》资金投向的单位和个人，由基金会理事会根据学校教育发展的需要统一规划立项项目，监督实施。
（五）捐赠资金到位，完成立项。
1、新设立的限定性资助项目，所接受的货币类资金可以支票或现金的形式送基金会办公室，也可汇款至广东省广州工商学院教育发展基金会账号，联络单位需提醒捐赠方在汇款时注明受赠单位名称和用途，并在汇款后通知基金会办公室以确认到账情况。
2、捐赠款项到账后，基金会财务人员即根据通过审核的《立项申请表》设立项目号并将捐赠资金入账，完成立项工作。
3、立项程序结束后，基金会财务人员根据捐赠协议和验收记录等，按币种、金额开具捐赠专用票据。
4、基金会制作“捐赠证书”，由联络单位转交捐赠方或另设颁发仪式。
二、接受实物类捐赠工作流程：
实物捐赠的受益单位填写《广州工商学院接受社会捐赠登记表》（实物）后交基金会办公室，并向学校资产管理办公室验收和登记手续，按学院固定资产管理办法纳入学校资产统一管理。办理资产登记手续后，相关资料需交基金会备案。
三、捐赠资金使用注意事项：
（一）严格按照捐赠协议的规定和捐赠方的意愿使用资金，不得擅自改变用途。
（二）捐赠的受益单位负责落实项目的建设和实施，委派专人管理捐赠项目及项目资金。项目负责人对项目资金的使用负有全责。
（三）基金会办公室负责资金使用的审核和监督。
（四）捐赠资金的使用需遵循《广东省广州工商学院教育发展基金会财务管理办法》的有关规定。
（五）使用捐赠资金过程中开设各类合法票据抬头必须为“广东省广州工商学院教育发展基金会”，否则无法办理报销手续。
四、捐赠资金及项目的后续管理：
（一）捐赠项目结束后，受益单位须向基金会提交项目总结报告。受益年度在1年以上且资助金额在10万元以上的项目，项目受益单位每半年还须提交一份项目执行情况的简报。
（二）受赠单位每年应向捐赠方报告一次捐赠资金的使用情况，并将报告文件抄送基金会办公室备案。
（三）基金会建立并严格管理捐赠档案和捐赠人（单位）档案库，受赠单位应及时更新捐赠方联系资料，报基金会办公室入档，以便基金会寄送慰问函和相关宣传资料。
