（一）外语学院向校团委申请物资设备基本流程

1.物资、人员申请（桌子、椅子、红桌布、音响设备、主持人、横幅挂放、帐篷）；活动申请（摆摊）。

2.流程：

（1）各院团总支书记同意签名

（2）校团委书记洪卫烈批准后，团总支联系严晓君老师后，并请自行联系各部门负责人。

注：摆摊（单纯摆摊宣传，申请表填好后交给团委审核，自行复印存档；如需销售，则需再找后勤审批。）

3.注意事项：

（1）申请表上栏要交给相关部门负责人；

（2）回执自行保管，还物资要出示回执表，清点好归还物资、接收人员签完名后、回执表各系自行保管。

（二）多媒体课室申请流程

1.活动场地申请流程：（至少需要提前两三天申请）

（1）使用团总支书记的账号登录学院网站

（2）将身份改为“管理员”去查看课室课表使用，看一下申请的时间段该课室是否可用

（排课管理→课表打印→课表类型（教室课表）→查询条件（校区、教学楼）

（3）然后将身份改为“教师”去填写电子版申请课室表（点击“公共服务”）

（4）注意：

①邮箱写秘书处的邮箱；姓名及背景资料写“外语学院团总支书记×××”；出席总人数要把课室最大的容量写上；其他要求要写上“需要提前半小时进入课室布置准备”（以防开门的迟到）；归口审核部门填外语学院；

③若活动时间超过课室使用时间，需要跟团总支书记说去跟课室管理处进行沟通，课室管理处负责人同意方才可申请该课室；

课室借用条模板如下：

（三）体育馆场地借用流程

1.首先填写“场地借用申请表”。

2.填好的申请表先由外语学院院长签字，然后交到办公楼后勤103办公室审核，在交由后勤经理处签字，再交由分管学生活动副校长签字，如需使用多媒体，还需交于实训中心分管领导签字，最后交于教学楼课室管理处。

（四）物资借用申请流程（附件1）

1.经办人填写“物资借用申请表”，写明物品名称、数量、使用期限。

2.将填好的申请表交院系团总支书记签字，然后交至校团委（校医院301办公室），由校团委书记签字或盖章。

3.最后将申请表交至校团委相应学生会负责部门。

4.活动结束后，经办人要将借用物资交还校团委，并填写回执。

（五）校际用车申请流程

1.经办人填写“校际用车申请表”，写明用车部门、用车时间、用车人数、用车目的。

2.将填好的申请表交团总支书记签字，然后交至校团委（校医院301办公室），由团委书记签字或盖章。

备注：校区乘车时要提前10分钟到达乘车地点，以免耽误行程。花都校区乘车地点为教学楼前，三水校区乘车地点为行政楼前，发车时间分别为为12点50分和16点30分。

（六）学生宿舍扫楼申请流程

1.外语学院团学如要进入学生宿舍进行活动宣传，由经办人填写“学生宿舍扫楼申请表”或“通行证”，写明活动名称、扫楼目的、经办人信息、日期时间段。

2.将填好的申请表交团总支书记签字，并加盖团总支章，然后交至宿管科（办公楼203办公室），请谢科长签字。

3.最后持申请表到对应宿舍楼，交给值班宿管。

（七）校园横幅悬挂申请流程

1.外语学院团学如要在校园中悬挂横幅进行活动宣传，由经办人填写“横幅悬挂申请表”，写明活动名称、时间、地点。

2.将填好的申请表交系领导签字，并加盖外语学院章，然后交至保卫处（办公楼413办公室），请保卫处处长签字。

3.最后将横幅连同横幅一起悬挂在相应位置。

（八）团员管理、智慧团建工作流程

1、团资料管理

关于补办：

（1）团证（可在现学校补办）

（2）团籍（需回原学校补办）

（3）其他年级则只需收花名册（电子版与纸质版）

2、智慧团建

注意事项：

（1）团支书的相关信息中电话最好填常用且不常变更的号码。

（2）团支书要仔细审核，不是本班的同学不要通过。

（3）各班学生提交申请时团支部名称要看清楚、写全。

3、关于入伍当兵团关系转接问题

4、团课截图收集工作

（九）物资管理制度

1、团学所有物资由组织部（调整）统一管理。物品管理应遵照勤俭节约、因时制宜、注重实效、严于管理、便于使用的原则。

2、物资室物资未经负责人同意不得私自带离物资室。

3、物资室设有专门的物资登记本，记载借用物品及其归还情况。登记本上须填写借物单位，借物人姓名及其联系方式，借出时间，本单位经手人，拟归还时间，归还情况等几项内容。

4、负责部门需每学期对物资室所有物资进行全面清查和登记，建立或更新档案。

5、物资室各种物品须摆放整齐，登记齐全，记载清楚，保管完好。团学成员有义务爱惜、整理办公室的每一件物品。负责部门定期进行物品清理，核查物品流失情况，流失物品视具体情况而划分赔偿。

6、活动道具的保管、使用。新增物品在各部门活动之后将属于团学的道具统一交至物资室并登记在案，并由组织部统一保管。

7、活动借用贵重的物品（如音响），须打印并填写音响借用申请表（见附件），由团总支书记批准并签字方可借出。

8、各部门借用物资，需要在活动前至少提前2天将所需物资清单发给组织部负责人员。

9、在借用物资后需在物资室内填写物资借还信息表（需登记在案，注明时间、借物人、举办何种活动，所需何种物品及数量等）。在活动之后，需清点物品，并与活动前所借物品的清单对照，看物品是否齐全，若有物品流失，属于个人原因的，视其具体情况而划分赔偿。

10、其他系部或者其他组织需借用物品的，需自行打印及填写物资借用申请表，交给负责部门审核签名，并征得外语系团总支书记同意后并签名方可外借。

11、物资室设有专门的物资外借登记本，记载外借物品及其归还情况。物资外借同样需要填写物资登记本。

12、物品外借实行“借出人负责收回制”。活动所需物品有属于外借的，由借物人负责返还该物，如出现损坏、流失等情况，由本人负责。此项制度须严格遵守，如有违反，由主席团讨论给予相应的处理。

（十）校运会工作流程

1、赛前准备

（1）在校体育部正式下发通知，着手准备运动员的选拔程序，建立外语学院各班级体育委员微信群，及时通知校运会正式文件，并做好外语系校运会报名表。

（2）体育部负责各项目的运动员选拔工作，根据时间安排为期两周时间进行简单的项目培训和筛选工作，由各项目负责人进行组织，时间弹性大，经过筛选之后按照项目建群，体育部各负责干事干部进群，便于统一工作安排。

（3）集体项目广播体操比赛由体育部部长独立负责，由高年级选拔低年级学生并单独指导，在计划安排成型之后，时间在运动会前两周，每天需集体练习时间不得少于1小时。一周不能少于四次，不包括校体育部集体练习指导。

（4）田赛项目需根据场地要求进行训练，建议由体育部组织往届优秀运动员进行指导，竞赛项目训练需要根据运动员体能进行指导，针对接力集体项目，需提前准备好道具，每次练习主要为体能和技巧练习。

（5）体育部需要向学工组负责老师汇报每周准备工作情况，同时注意学校下发的通知，及时向系部负责老师汇报。

（6）赛前动员工作，体育部需要针对上一届运动会出现的情况进行总结，并将本届运动会各系运动员情况进行简单说明，提出本届运动会外语系的目标和要求，按照运动员人员组织外语系学生会干事一对一进行服务。

（7）院系方阵队训练，根据学校要求提前一周进行人员选拔和训练工作，组织好口号和入场道具。

（8）物资准备，大本营需要5个帐篷、16张桌子、16张椅子、气球数个、彩带、剪刀、打气筒8个、胶带、宣传报、外语系卡纸

饮用水、一次性杯、葡萄糖、钉鞋、医药箱、外语系贴纸、瑜伽垫、音响等，根据每日需要即使购买。

2、赛中工作

（1）运动员组，各负责干事需要提前通知各运动员所参赛的准确时间和装备（必须带学生证，钉鞋、活络油），提醒他们做好准备。随时掌握运动员的动态，及时带运动员去检录和热身，准备比赛；保管好运动员的运动装备和财务。（径类）在起点做好后勤工作，在终点迎接运动员，记录每个参赛运动员的成绩。

（2）通讯组，编辑部、宣传部及时收集和审阅通讯稿，积极向广播台投递我系优秀通讯稿。秘书部做好各部门干部和运动员以及工作人员的签到考勤工作。

（3）后勤组，组织部、生活部需要提前安排好物资储备，负责维持和监督我系大本营的情况，保管好系旗、系牌，将桌椅、桶装饮用水、杯子准备妥当，切勿浪费和丢失，做好钉鞋的发放登记，记得跟踪收回，保管好药品。

（4）引导组，在检录处设立值班负责干事，及时了解赛事检录情况，与体育部“一帮一”要切实行动起来，从运动员准备出发开始，引导有比赛运动员提前半小时去检录处检录，同时要求一对一负责干事在终点为运动员呐喊加油、搀扶运动员、为运动员递水（葡萄糖）；如某个部门出现人员调动进紧张，后勤组各部门必须服从体育部的调动及安排。

（5）应急机动组，由学工组老师直接领导，负责对突发事件，遇到较大事件及时与协调人员联系，为我系运动员保驾护航，重点需要确保所有用品全部到位和满足需求。

（6）摄影组，由编辑部成员组成，负责蹲守各个项目场地和颁奖处捕捉我系运动健儿在赛场上的精彩瞬间，抓拍团学工作成员的工作场景，并及时更新推文，营造我系顽强拼搏的比赛氛围。

3、具体工作流程

（1）校运会正式开始前，运动员方阵、广播体操运动员就位，团总支、学生会全体成员在大本营集中。

（2）布置大本营，所有后勤物品（饮用水、药品、钉鞋等）在7:00 前在大本营安排好。其中药品由组织部负责保管。由体育部、生活部负责大本营的布置。

（3）由主席团直接负责广播体操队伍、方阵队进场。

（4）开幕式结束后，由体育部工作小组成员带领运动员参加比赛。

负责人在比赛前一小时通知运动员到大本营等候，在赛前半小时带领运动员热身并准备检录，借出的器材与药品需要登记。比赛结束后负责人应将借出的器材与药品归还大本营。

（5）比赛结束后，由学生会干部将桌椅，器材搬回原位置，全体成员负责收拾当大本营卫生。

（十一）外语文化节赛事基本流程

外文专业比赛基本分初赛，复赛，决赛三个阶段。比赛前还有线上以及线下的宣传。

1、宣传

（1）大赛宣传海报（用于张贴外语楼一楼玻璃窗和摆摊位点，一大二小），由宣传部负责。

（2）宣传传单定制（1000张），文案由文娱部负责，设计版式由宣传部负责。

（3）外语学院团学微信公众号推送大赛预告，推文由编辑部负责。

（4）摆摊宣传需要的帐篷（2顶），桌子（2张），椅子(4张)，以及摊位装饰品如气球等，由组织部负责。摊位的大字帖(2份)，由宣传部负责。

（5）初赛报名表和初赛微信咨询群二维码的打印，由秘书处负责。

（6）摆摊宣传共两天，宣传人员由文娱部全员轮班负责。

2、初赛

（1）申请初赛候场室和比赛场地，评分表，签到表的打印（所有表格主要部门提前设计好），由秘书处负责。

（2）邀请评委，初赛评委由团学主要成员和上一届优秀选手组成。

（3）初赛所需物资，音响，话筒，矿泉水以及气球彩带等由组织部负责。

（4）初赛场地当天场地布置，围场干事和签到人员，由主要负责部门准备负责。

（5）拍照跟进赛程和后期推文，由编辑部负责。

（6）整理初赛名单，筛选出复赛选手，以及选手的短信通知由主要部门负责。

3、复赛（根据赛事情况是否需要复赛）

（1）邀请评委，复赛按照专业性要求邀请1-2位专业教师和上一届优秀选手组成。其它事项负责部门和初赛大致相同。

（2）复赛结束后，筛选出决赛选手，安排干事一对一跟进选手，通知选手进入决赛、并召开选手会议告知决赛时间地点和注意事项。n四、决赛

（3）申请决赛场地，打印签到表和评分表以及决赛当天的签到，由秘书处负责。

（4）决赛的荣誉证书，奖杯，以及所有装饰物资，由组织部负责。

（5）发出邀请函，邀请嘉宾和评委老师的到来，由主要部门负责。邀请观众由秘书处完成。

（6）主持人和礼仪小姐，由文娱部负责。决赛当天布置工作由生活部和组织部负责，围场和催场干事由体育部和纪检部负责。

（7）比赛前检测音响设备，连接电脑进行预试用。主持人、表演人员礼仪小姐提前踩点。选手到场签到试麦。由文娱部负责。

（8）摄像跟进决赛赛程和决赛前公众号的人气选手推文，由编辑部负责。

（十二）新闻稿工作操作流程

1、编辑部文案组对具体活动的进展情况进行记录；

2、编辑部文案组整理活动记录后进行新闻稿的基本编写；

3、编辑部的摄影组为新闻稿提供活动照片；

4、负责当天活动的文案人员对照片以及文稿进行整合；

5、文案人员以压缩包的方式把文档和照片整理好发送到编辑部部长处；

6、编辑部部长对该活动新闻稿进行第一次修改；

7、经初步修改后由编辑部部长发送到副书记秘书处进行二次修改；

8、待文稿修改完毕后由副书记秘书将新闻稿传送到外语系网站和学院学生处网站；

9、外语系团总支学生会书记对网站新闻稿进行最终审核。

（十三）证书打印流程

1、由负责部门发证书内容和获奖名单于秘书处，秘书处与组织部沟通好奖状模板、数量；

2、用尺子量奖状的纸张大小进行页面设计；

3、页边距的确定，上下左右留的空位；

4、根据内容在电脑上进行整体内容调整，包括字体（宋体）大小、页边距的修改；

5、预打印是否合适之后再进行最后的成品打印并加盖公章（系章）

注意事项：

（1）字体全部为宋体，内容字体大小看纸张大小而确定；

（2）首行空两个字符，落款字体大小要比正文小一号，落款不与正文右对齐，空两格左右，落款的时间与单位位置呈梯子形状（以美观而论）

（3）要注意“特发此证”“特发此状”的区别，按照发放对象性质进行划分，注意奖状上面写的是“证书”还是“奖状”。

附件1